CASO DE ÉXITO: Eléctrica Hidráulica Cabello

Reemplazando su sistema por Odoo

El cambio a Odoo es un salto grande,
pero es un salto que vale la pena tomar.

La compañía ELÉCTRICA HIDRÁULICA CABELLO estaba en un punto de crecimiento muy grande y cómodo. EHC contaba ya con un ERP muy famoso y lo utilizaban para todas sus necesidades de ventas, facturación e inventario. El sistema les ayudaba mucho, pero una de las debilidades que más les afectaba era la falta de respaldo en la nube. En más de una ocasión, el sistema se cayó y se perdió mucho tiempo intentando reestablecerlo; todo esto durante tiempos cruciales para los procesos de la empresa, como el cierre de mes o conteo de inventario.

Fue entonces cuando a David Cabello, director de EHC, se le presentó la herramienta de Odoo y se le explicó todas las ventajas que este programa podría brindarle a su empresa. Conociendo las ventajas de Odoo y los problemas que podrían solucionarse implementando esta herramienta, comenzó el proceso de implementación por parte de Láyan México.

Los Primeros Pasos

Primero se realizó un levantamiento de procesos y se diagramaron para conocer los flujos de la empresa. Esto para evitar retrabajos y con ello reducir el margen de error durante la implementación.

Fue aquí cuando empezó el proceso de crear un BPA (Business Process Analysis). Se empezó entrevistando a todos los directores y gerentes de todas las áreas de EHC. Esto se hace con el propósito de conocer todos los procesos que se llevan a cabo actualmente en la empresa para poder planear efectivamente tiempos y alcances para la implementación.

Una vez terminado y autorizado el BPA por los respectivos directivos, se comenzó a crear la base de datos en Odoo. Con la implementación y el BPA, se puede notar drásticamente cuando un proceso está siendo optimizado. Uno de los indicadores de desempeño más notables es contando el número de pasos requeridos para realizar cualquier proceso y comparándolo con el número de pasos que se requieren para hacer el mismo proceso en Odoo.
 
Odoo • Text and Image

Contar con un BPA es CRUCIAL

No sólo te ayudará a agilizar el proceso de implementación...

También te servirá para entrenar a tus futuros usuarios en los procesos que se llevan a cabo en tu negocio, reduciendo así tiempos de capacitación y minimizando curvas de aprendizaje dentro de tu operación. Aprovecha nuestro servicio de consultoría y descubre como puedes obtener un BPA para facilitar tu implementación y capacitación de usuarios.

Obstáculos y Superaciones

A lo largo del proyecto nos enfrentamos a muchísimos retos, como, por ejemplo, migrar toda la información que tenían en su base de datos antigua a la base de datos nueva. Es muy común que este proceso no sea tan fácil como una transferencia, ya que pueden existir muchas incongruencias e inclusive “errores de dedo” que podrían afectar la relación de data. Al tener una base de datos grande con más de 500 contactos, tanto clientes como proveedores, y casi 20,000 productos diferentes, se tuvo que trabajar muy de cerca con el equipo de EHC para poder solucionar todos estos problemas.

El trabajo en equipo siempre da frutos, y con el apoyo del equipo de EHC se logró atacar cualquier problema e incongruencia con la base de datos en tiempos muy cortos. Después de muchos meses trabajando juntos, podemos contar nuestras victorias ante todos los problemas que se nos presentaron durante la implementación del sistema. Es cierto, que las malas prácticas muchas veces no se ven a simple vista, ya que es más fácil levantar la alfombra y barrer debajo para que por fuera se vea limpio. Cuando hablamos de datos sensibles como facturas, existencias de Inventario o inclusive los datos fiscales de los contactos, es muy difícil no notar las consecuencias de una base de datos desordenada al momento de migrar.


La Racha Final

Después de muchos meses trabajando juntos, podemos contar nuestras victorias ante todos los problemas que se nos presentaron durante la implementación del sistema. Es cierto, que las malas prácticas muchas veces no se ven a simple vista, ya que es más fácil levantar la alfombra y barrer debajo para que por fuera se vea limpio. Cuando hablamos de datos sensibles como facturas, existencias de Inventario o inclusive los datos fiscales de los contactos, es muy difícil no notar las consecuencias de una base de datos desordenada al momento de migrar. La misión más importante de todas era capacitar al personal de EHC para que reconocieran la herramienta y la transición de un programa a otro fuera mucho más suave. Para esto, se formaron y planearon diferentes capacitaciones para cada una de las áreas operativas de la empresa.

Fue así, como en el transcurso de dos semanas, se le enseño al personal de EHC a utilizar la herramienta y llevar a cabo sus labores diarias, tales como cerrar una venta, llevar la gestión de clientes en el CRM, facturar, dar salidas y entradas al inventario, se les enseñó también como Odoo estaba conectado con todas las demás aplicaciones y cómo cada acción realizada afectaba toda la operación.

También se les encargaron ciertos ejercicios al personal para realizar en casa, donde se les solicitó realizaran un flujo de ventas simple, una orden de venta, de compra, entradas y salidas, etc. Todo esto debía estar acompañado de una captura de pantalla donde se pudiera ver el trabajo de la persona que realizó dicha actividad para verificar que esta estaba correcta.

También, por solicitud personal del director de EHC, se programó un acompañamiento en vivo durante la primera semana de “Go Live”. No solemos tomar este tipo de iniciativas, pero dada la magnitud de la operación que lleva EHC y la sensibilidad de la información que debían llevar se hizo una excepción. La fecha era enero, las maletas estaban listas y el equipo de consultores estaba viajando a Saltillo, la sede de EHC, para iniciar una de las semanas más difíciles para cualquier empresa que hace una migración de sistema.

La Semana de las Mil y Un Operaciones

El destino era llegar de Monterrey a Saltillo.
El viaje, sin embargo, empezaría después de llegar.

Fue así como un Lunes, a las 8am, empezó el primer día de operación con el sistema Odoo. Al principio todos los problemas eran de esperarse: usuarios que olvidaron sus contraseñas, que no activaron sus cuentas, o incluso problemas que se solucionaron borrando el caché web. Pero el verdadero reto fue cuando empezaron a llegar los primeros clientes ya que nos dimos cuenta que muchos de los empleados no tenían ni idea de como usar la herramienta. Cosa que fue sorpresa para nosotros ya que se le invirtió muchísimo trabajo a las capacitaciones donde inclusive hubo mucho espacio de preguntas donde se afirmó que nadie tenía dudas al respecto.

Una persona tenía una duda, después otra, después otra y después otra, y después dos personas tenían dos preguntas distintas, y después tres y después cuatro. Al final, de manera remota y en vivo estábamos rodeados de muchísimas preguntas y problemas al mismo tiempo. Fue todo un reto mantener a flote la operación el primer día, y para el tercer día se formuló un sistema de filtro para todo tipo de preguntas, esto con el propósito de minimizar las dudas fáciles y poder atacar los problemas difíciles.

Al igual que la ley de la gravedad, todo lo que sube tiene que bajar. Conforme pasaron los días, las dudas y las crisis comenzaron a bajar paulatinamente y la operación de la empresa comenzó a estabilizarse de nuevo. El fin de la semana de acompañamiento terminó, los consultores regresaron a sus ciudades de origen y el soporte continuó de manera remota.

Soluciones y Conclusiones

En conclusión, EHC ha sido probablemente de los proyectos más grandes y ambiciosos que ha tenido Láyan y, a pesar de que el objetivo era muy grande, el alcance muy ambicioso y los retos muy desafiantes; gracias a la ayuda de todos los involucrados se logró implementar casi en su totalidad toda la operación de EHC.

Tiempo después, Cabello decidió continuar con su crecimiento por su propia cuenta, pero no cabe duda de que sus empleados notaron un cambio significativo de sistema a sistema. El manejo de inventario, las entradas y salidas, y quizás el factor más atractivo: la rastreabilidad, fueron solo algunas de las mejoras más apreciadas por esta empresa. Todo esto sin mencionar el beneficio económico que se llevaron con el costo de las renovaciones de subscripción anual y el mantenimiento a sus respectivas aplcaciones, que es mucho menor al precio de mantenimiento que tenían en su sistema anterior. También, en caso de tener algún percance con su sistema, ahora cuentan con respaldos diarios, semanales y mensuales para reestablecer la operación sin arriesgar la información recaudada ni retrasar otras actividades.

Claro que hubo mucho esfuerzo detrás de toda esta operación, un esfuerzo que no puede ser debidamente gratificado en tan poco espacio, pero nos llevamos una experiencia profesional tremenda, alianzas fuertes y un futuro que se ve muy brillante para todos nuestros futuros clientes.

Implementa Odoo con nosotros y únete a la Industria 4.0 

Conctáctanos y te enviaremos una demostración para que puedas explorar todas las herramientas y aplicaciones que Odoo tiene para tu empresa.