Trabajo desde Casa

La transición de la oficina a la oficina en casa.

Todos hemos estado tomando las medidas necesarias para evitar la propagación del COVID-19, pero esto trae un nuevo desafío para todas las empresas ya que trabajar en una oficina no es la mejor opción en estos tiempos de contingencia.

Muchas empresas han optado por hacer home-office para salvaguardar la salud de sus empleados y evitar la propagación del virus. A pesar de ser una opción muy inteligente, también es riesgosa pues las operaciones de la empresa pueden no estar funcionando con la misma eficacia que la anterioridad.

Hoy en día, gracias a la tecnología, muchas de las actividades de una empresa pueden gestionarse principalmente desde casa con la ayuda de una computadora o incluso un dispositivo inteligente como un smartphone o una tableta. Gracias a esto, uno pensaría que no hay mucho de que preocuparse en cuanto a la operación. ¿Realmente la transición es tan sencilla? Si y no. Las operaciones de tu equipo probablemente sean muy fáciles de realizar desde cualquier computadora, por lo cual la producción de tu servicio o producto puede no verse afectada. De igual manera, la comunicación entre tu equipo puede ser muy efectiva gracias a aplicaciones como Facebook, Instagram, Whatsapp o Telegram.

El problema con la oficina en casa es más notable para los encargados de equipo, los líderes o los managers. Estos son los encargados de mantener el orden de la operación, darle seguimiento a las actividades y asignar nuevas tareas a los empleados.

Las herramientas anteriormente mencionadas pueden funcionar hasta cierto punto, pero están muy limitadas en términos de seguimiento, reporteo o inclusive administración.

Las conversaciones de Whatsapp pueden ser extensas y no siempre pueden estar enfocadas al ámbito laboral, lo mismo ocurre con Facebook, Instagram y las demás aplicaciones. Lo que necesitan los coordinadores es una herramienta que trabaje con ellos para ellos.

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Proyectos

La adquisición de una herramienta de gestión de proyectos puede ser una compra muy inteligente en estos tiempos de cuarentena. Muchas aplicaciones de permiten crear diferentes tipos de proyectos a los cuales puedes asignarle actividades y darles seguimiento por etapas. Esto es muy útil a la hora de dirigir a un equipo ya que puedes asignar proyectos a ciertos elementos y dentro de estos proyectos ir añadiendo o quitando actividades que se deban realizar. También, en muchos casos, puedes ver en tiempo real el estatus de las actividades y cualquier tipo de notas o reportes que hayan sido mencionados.

CRM

También se puede usar un CRM para mantener la relación con tus clientes activa y fluida. En estos tiempos de contingencia, muchos clientes podrán sentirse abandonados o con dudas con respecto a tu operación. Tener una herramienta que te ayude a darle seguimiento a tus clientes puede ser la diferencia entre mantener a tus clientes o perderlos. No cometas el error de dejar todo al azar; mejor dales seguimiento a todos tus clientes y avísales cuales son los pasos que tu empresa va a seguir durante la contingencia y dales un sentido de tranquilidad y atención al mismo tiempo.

Cronómetro

Por último, la herramienta de cronometraje. Esta herramienta está siendo utilizada por muchos servicios freelance en internet para darle un seguimiento a las horas trabajadas por actividad o por proyecto. Tener a tu disposición esta herramienta te permitirá revisar los tiempos invertidos en actividades por tus empleados. Esto te ayudará a investigar si necesitan ayuda o apoyo en alguna tarea o si hay algún error o falta dentro de sus actividades. Después de un tiempo, es buena práctica notar los promedios en tiempo de las actividades para poder darse una idea de cuanto tiempo toma realizar un servicio, un producto o un seguimiento a clientes.

Home Office.
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Todas estas aplicaciones las puedes encontrar por diferentes proveedores en internet a diferentes precios. Siempre es buena idea comparar opciones y asegurarse que exista y sea posible su integración para tener un mejor control de tu empresa.

Y, sobre todo, comparar precios. Revisar que la adquisición de estas herramientas no signifique un gasto que no pueda ser mantenido por la operación de tu empresa y tu equipo de ventas.

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Una de las características que tiene Odoo es la integración total de sus aplicaciones, de las cuales cumplen los requisitos ya mencionados para operar de manera efectiva desde casa. La aplicación de CRM, Proyectos y Partes de Hora cumplen con estas especificaciones y están totalmente integradas para brindarte una gestión fácil, rápida y con datos reales.
Recordemos tomar las medidas necesarias para cualquier tipo de contingencia, quedarse en casa, y sobretodo, darle a tus empleados la seguridad de que te preocupa su bienestar. Empieza ahora tu operación home office con Odoo.

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